在8月的第二个工作周，市行政中心会议中心项目进行了工作回访，通过电话回访了30余个会议联系单位，现场走访8个部门科室单位（包括了市委办公室、市委秘书科一、二科、市委机要局、市府办经济一科、三科、市府办督查室等部门科室）。回访中主动听取了各单位的意见，主要对我会议中心工作人员前台预约、会场服务、会后服务、现场应急应变能力等工作是否满意进行了解，同时也收集了回访单位对会议中心各项工作的意见和建议。此外还积极向各有关单位传递了我中心坚持持续稳定提升服务水平的信息，如近期不间断进行培训工作（包括应急措施的演练）等内容。回访期间，各单位对我们的努力工作给予了理解和肯定，个别领导还根据自己多年的参会经验，提出了中肯的建议和需要改进的意见，使我们受益良多。本人就我会议中心建立回访制度的必要性谈谈一些粗浅的认识，如有错误和不足之处，请领导和少林同仁们给予批评指正。
会务回访制度，个人认为是会议中心就各参会单位进行的一系列回访，并对回访过程中有关单位提出的意见和建议、问题进行督促整改落实，继而完善公司自身服务内容、专业水平提高的一种制度。
那么，会务工作为何有必要建立回访制度呢？会议中心每天要面对市政府领导、市直各部门、各县市区主要领导，整个泉州地区的重要会议都在这里召开，肩负着重大的责任。每位参会的领导都将直接感受我会议中心工作人员的服务水平、技术水平，因此主动采取建立切实有效的回访制度，对构建和谐的关系，树立公司良好专业的企业形象，完善会务工作的开展，促进会务工作的规范进步，都将有十分重要的意义。
如何做好回访制度的执行呢？个人认为要做好以下几点：
第一， 丰富回访途径，完善回访制度。回访的途径可以分为三种形式： 1、电话回访。主要是针对不在主楼办公的市内单位，如市工商局、市公安局、市总工会等单位。
2、填写回访反馈意见表，每场会议附在会议预约单位后由会议预约单位经办人签署。
3、现场回访。每个月由会务经理偕会务组长对各部门、各科室的主要领导进行走访以收集最直观的意见。
第二， 了解真实情况，保证回访质量。回访必须坚持真实性与规范性。要求每一次回访必须使用规范性语言，确保了解真实情况，结合具体情况和具体问题，进行有针对性的了解情况。
第三， 回访意见抓落实，反馈意见要督办。当回访单位有提出意见的，需要整改的立即整改，需要向分管部门提出申请的立即申请，确保每个意见都落实到位，反馈及时。当回访单位有出现不理解、有误解的情况，及时予以沟通，消除误解，最大限度地化解矛盾。
综上所述，建立回访制度是非常有必要且迫切的，不仅促进了会务工作更好地持续性发展，加强了与各单位的感情交流沟通，更能促使会议单位深刻地感受到我公司对会务工作的重视和诚意，树立了公司专业服务的品牌形象。 |
